Title: 4. Miten hallinnoida KA1-budjettia
Course: Verkko-opiskelu kansainvälistymisen yhteydessä > Section: Erasmus+ 2021/2027 -ohjelma

4. Miten hallinnoida KA1-budjettia

Avaintoiminto 1:n (KA1) budjetin hallinnointi Erasmus+-ohjelmassa edellyttää selkeää ymmärrystä tukikelpoisista menoista, budjettiluokista, avustusten laskentamenetelmistä ja rahoitussäännöistä budjetin optimoimiseksi. Yhteisrahoituksen käsite, kuten 20/80 prosentin jako, on olennainen osa tätä prosessia. Erasmus+-ohjelmaoppaan mukaan tässä ovat keskeiset näkökohdat, jotka on otettava huomioon.

4.1 Tukikelpoiset menot

Tukikelpoisia menoja ovat hankkeen toteuttamiseen suoraan liittyvät menot. Näitä ovat mm:

- Matkakulut: Osallistujien matkakulut lähtöpaikasta toiminnan järjestämispaikalle ja takaisin
- Henkilökohtainen tuki: Osallistujien oleskelukustannukset toiminnan aikana, jotka kattavat majoituksen, ateriat ja paikalliset matkat
- Organisaatiotuki: Hankkeen hallinnointiin ja toteutukseen liittyvät kustannukset
- Erityistuki: Vammaisiin osallistujiin suoraan liittyvät lisäkustannukset
- Poikkeukselliset kustannukset: Kustannukset, kuten viisumimaksut, rokotukset tai rahoitusvakuuden antamisesta aiheutuvat kustannukset

Käytännön esimerkkejä

Tukikelpoisten kustannusten tunnistaminen

Skenaario: Organisaatio lähettää 10 osallistujaa Puolasta Italiaan viikon mittaiselle liikkuvuusjaksolle.

Tukikelpoiset menot:

- Matkakulut: Lentoliput Varsovasta Roomaan (275 euroa/osallistujaa etäisyyden perusteella)
- Yksilöllinen tuki: 70 euroa/päivä 7 päivän ajan (70 euroa x 7 x 10 = 4 900 euroa)
- Hallintotuki: 350 euroa osallistujaa kohti (350 euroa x 10 = 3 500 euroa)

Tukeen oikeuttamattomat kulut:

- Kannettavien tietokoneiden hankinta osallistujille
- Paikalliset vapaa-ajanmatkat, jotka eivät liity liikkuvuustavoitteisiin

On tärkeää tutustua Erasmus+-ohjelman oppaassa oleviin ohjeisiin, jotta voidaan varmistaa, että kaikki kulut täyttävät tukikelpoisuuskriteerit.

4.2 Budjettiluokat

KA1-hankkeen tärkeimmät budjettiluokat ovat seuraavat:

1. Matkat: Perustuu Erasmus+:n etäisyyslaskurilla laskettuihin etäisyysvyöhykkeisiin
2. Henkilökohtainen tuki: Yksikkökustannukset osallistujaa ja päivää kohti, vaihtelevat maittain elinkustannustasojen mukaan
3. Organisaatiotuki: Kiinteä summa hankkeen hallinnoinnista ja toteuttamisesta
4. Erityistuki: Vammaisista osallistujista aiheutuvat todelliset kustannukset
5. Poikkeukselliset kustannukset: Todelliset kustannukset, jotka liittyvät erityistarpeisiin, kuten korkeisiin matkakustannuksiin tai taloudellisiin takuisiin

Käytännön esimerkkejä

Budjettiluokkien erottelu

Toimintaesimerkki: Liikkuvuushankkeeseen kuuluu kaksi osallistujaa, joilla on erityistarpeita

Budjetin jakautuminen:

- Matkat: Osallistuja matkustaa 1 000 kilometriä 275 eurolla
- Yksilöllinen tuki: 60 €/päivä 5 päivän ajan = 300 € osallistujaa kohti
- Erityistuki: Viittomakielen tulkki maksaa 500 euroa

Yhteenveto budjettiluokista:

- Matkat: 275 € x 2 = 550 €
- Yksilöllinen tuki: 300 € x 2 = 600 €
- Erityistuki: 500 euroa
- Yhteensä: 1 650 euroa

Näiden luokkien ymmärtäminen auttaa tarkassa budjetoinnissa ja varojen kohdentamisessa.

4.3 Avustuksen laskentatapa

Erasmus+-apurahat lasketaan yleensä seuraavien laskutapojen avulla:

- Yksikkökustannukset: Ennalta määritellyt määrät tietyille erille, mikä yksinkertaistaa budjetointia ja rahoitussuunnittelua
- Todelliset kustannukset: Korvaus perustuu todellisiin kustannuksiin ja edellyttää asianmukaisia asiakirjoja

Esimerkiksi matka-apurahat lasketaan etäisyysvyöhykkeiden perusteella, ja kullekin etäisyysvyöhykkeelle osoitetaan tietyt määrät. Henkilökohtainen tuki lasketaan päivää ja osallistujaa kohti, ja määrät vaihtelevat maittain.

Käytännön esimerkkejä

Avustusten laskentatapa

Esimerkki 1: Matkojen yksikkökustannukset

- Osallistuja matkustaa 800 km Ranskasta Saksaan
- Erasmus+-matkalaskurin avulla matka sijoittuu 500–1999 kilometrin välille
- Avustus: 275 euroa osallistujaa kohti

Esimerkki 2: Poikkeuksellisten tarpeiden aiheuttamat todelliset kustannukset

- Syrjäiseltä paikkakunnalta tulevan osallistujan matkakustannukset ovat yksikkökustannuksia suuremmat
- Todelliset matkakustannukset: 450 euroa
- Avustushakemus: Enintään 450 euroa (perusteltava asiakirjoin)

Erasmus+ (europa.eu)

4.4 Rahoitussäännöt ja yhteisrahoitus

Yhteisrahoitusperiaate tarkoittaa, että hankkeen toteuttamiseen tarvittavia resursseja ei rahoiteta kokonaan Erasmus+-avustuksella. Tuensaajien odotetaan osallistuvan osuudella rahoitukseen, joka voi koostua heidän omista varoistaan tai muista rahoituslähteistä. Esimerkiksi yhteisrahoitussuhde 20/80 prosenttia tarkoittaa, että tuensaajan on katettava 20 prosenttia hankkeen kustannuksista ja Erasmus+-avustus kattaa loput 80 prosenttia.

Handbook on the lump sum funding model (europa.eu)

Budjetin optimoimiseksi:

- Suunnittele tehokkaasti: Varmista kustannustehokkaat matka- ja majoitusjärjestelyt
- Kerää dokumentaatio: Pidä yksityiskohtaista kirjaa kaikista kuluista, jotta voit perustella kustannukset auditoinneissa
- Seuraa talousarviota säännöllisesti: Seuraa menoja suhteessa budjettiin, jotta vältät yli- tai alikulutuksen

Näiden varainhoitosääntöjen noudattaminen varmistaa Erasmus+ -ohjelman suuntaviivojen noudattamisen ja edistää varojen tehokasta käyttöä.

Käytännön esimerkkejä

Taloussäännöt ja budjetin optimointi

Esimerkki yhteisrahoituksesta (20/80 %):

- Liikkuvuushankkeen kokonaiskustannukset ovat 10 000 euroa
- Erasmus+-rahoitus kattaa 80 prosenttia (8 000 euroa)
- Organisaatio kattaa 20 prosenttia (2 000 euroa) omista varoistaan tai sponsorointivaroillaan

Optimointistrategiaesimerkki:

- Organisaatio varaa lennot ajoissa, jolloin matkakustannukset alenevat 300 eurosta 275 euroon osallistujaa kohti, mikä merkitsee 250 euron säästöä 10 osallistujalle
- Jäljelle jäävät säästöt kohdennetaan uudelleen laadukkaampaan majoitukseen tai vankempaan erityistukeen

Kattavat tiedot löytyvät Erasmus+-ohjelmaoppaasta. Oppaassa on yksityiskohtaisia selvityksiä Erasmus+-ohjelman budjettihallinnosta, tukikelpoisista menoista ja rahoitussäännöistä.