Title: 2. Hankkeen aikataulu
Course: Verkko-opiskelu kansainvälistymisen yhteydessä > Section: Liikkuvuusjaksoille lähtevien opiskelijoiden liikkuvuusprosessin hallinnointi

2. Hankkeen aikataulu

2.1 Johdanto: Miksi kohtuullinen aikataulu on olennaisen tärkeä?

- Suunnittelun merkitys liikkuvuushankkeiden onnistumiselle
- Toimien ennakoinnin hyödyt (ennakoimattomien tapahtumien vähentäminen, parempi koordinointi)
- Joustavuutta tarvitaan liikkuvuuden tyypin mukaan (uusi tai toistuva hanke, yksilö- tai ryhmähanke, harjoittelujakso jne.)

2.2 Erasmus+-liikkuvuushankkeen aikataulun keskeiset vaiheet

Opiskelijoiden liikkuvuushankkeen aikataulun hallinta on ratkaisevan tärkeää. Muista ottaa huomioon seuraavat vaiheet sen määrittelemiseksi.

6–12 kuukautta ennen liikkuvuutta

- Määrittele hankkeen pääkohdat: määrittele liikkuvuuden tyyppi (harjoittelu yrityksessä, ryhmäliikkuvuus)
- Esittele vuodeksi suunnitellut liikkuvuusmahdollisuudet opiskelijoille, opetushenkilökunnalle, perheille, työnantajille
- Etsi vastaanottavat organisaatiot: Ota yhteyttä mahdollisiin vastaanottaviin organisaatioihin ja tarkista niiden valmiudet ottaa opiskelijoita vastaan tarvittavina ajanjaksoina

3–6 kuukautta ennen

- Valitse opiskelijat liikkuvuusohjelmaan: Järjestä oikeudenmukainen ja avoin valintaprosessi. Ota huomioon sellaiset kriteerit kuin taidot, motivaatio ja käytettävissä olevat paikat. Osallistujien on allekirjoitettava sitoutumissopimus
- Kerää hallinnolliset asiakirjat: Henkilötodistus, sairausvakuutuskortti, vastuuvakuutus, motivaatiokirje, ansioluettelo, pankkitilitiedot jne.
- Valmistellaan ja allekirjoitetaan kaikki tarvittavat asiakirjat, mukaan lukien Erasmus+-paperit ja koulutussopimukset
- Ennakoi logistiikka, kuten viisumi-, matka-, majoitus- ja vakuutusjärjestelyt. Tarkista, voiko vastaanottava organisaatio auttaa majoituksen kanssa

1–3 kuukautta ennen

- Asiakirjat: Viimeistele harjoittelusopimukset, oppisopimukset, Europass- tai vastaavat asiakirjat ja muut maakohtaiset asiakirjat
- Jaa opiskelijan tiedot (henkilötiedot, ansioluettelo, portfolio jne.) vastaanottavien organisaatioiden kanssa (voi auttaa varmistamaan hyvän yhteensopivuuden)
- Taloudellisten näkökohtien hallinnointi, mukaan lukien opiskelijan toimeentuloa koskevan budjetin laatiminen
- Viimeinen valmistelukokous: Kokoonnutaan osallistujien, saattajahenkilöstön ja opetusryhmien kanssa tarkastelemaan koko ohjelmaa; tarkistetaan matkustusasiakirjat; keskustellaan paikan päällä tehtävistä ja vastataan kysymyksiin

Liikkuvuuden jälkeen seurataan opiskelijoiden ja vastaanottavien organisaatioiden kanssa palautteen keräämistä ja liikkuvuuden onnistumisen arviointia.

2.3 Liikkuvuushankkeen järjestämiseen liittyviä keskeisiä näkökohtia

- Päätä, otatko vastaan viime hetken saapuvia vai suunnitteletko etukäteen
- Ennakointi ja joustavuus. Ihannetapauksessa 6 kuukauden valmistelu
- Valmistelut kannattaa aloittaa mahdollisimman aikaisin
- Voit käyttää projektinhallintatyökaluja, kuten Notion, Trellon tai vastaavia alustoja, näiden vaiheiden järjestämiseen ja järjestyksessä pysymiseen
- Ota kaikki sidosryhmät mukaan alusta alkaen (opettajat, oppilaat, perheet)
- Säädä aikataulua tarpeen mukaan, mutta priorisoi mukavat marginaalit riskien minimoimiseksi