Title: 1. Viestintä lähettävien organisaatioiden kanssa
Course: Verkko-opiskelu kansainvälistymisen yhteydessä > Section: Opiskelijoiden saapuminen liikkuvuusjaksolle

1.Viestintä lähettävien organisaatioiden kanssa

Tehokas viestintä lähettävien organisaatioiden kanssa on erityisen tärkeää, jotta voidaan varmistaa sujuva yhteistyö ja oikea-aikainen tietojen toimittaminen opiskelijoiden liikkuvuusohjelmien aikana.

1.1 Selkeiden yhteyspisteiden luominen

- Määritä koordinaattorit: Lähettävän ja vastaanottavan ammatillisen koulutuksen keskuksen (tai yhteistyökumppanin) olisi nimettävä ensisijainen yhteyshenkilö
- Jaettu yhteystietoluettelo: Vaihdetaan kattavat yhteystiedot, mukaan lukien puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja hätäyhteystiedot
- Säännölliset päivitykset: Suunnitelkaa säännölliset tapaamiset, joissa keskustellaan edistymisestä ja käsitellään mahdollisia huolenaiheita

1.2 Roolien ja vastuiden määrittäminen

- Määrittele selkeästi vastuualueet, jotka liittyvät esimerkiksi matkajärjestelyihin, viisumiasiakirjoihin ja ennen lähtöä tapahtuvaan perehdytykseen
- Käytä kirjallisia sopimuksia tai yhteistyöpöytäkirjoja odotusten virallistamiseksi

1.3 Viestintäkanavat

- Suositeltavat välineet: Sovi viestintävälineistä (esim. sähköposti, WhatsApp, Zoom, MS Teams)
- Asiakirjojen jakaminen: Käyttäkää alustoja, kuten Google Drive tai OneDrive, asiakirjojen turvalliseen jakamiseen
- Reaaliaikainen tuki: Perusta jaettu chat-ryhmä välittömiä kyselyitä tai päivityksiä varten

1.4 Tärkeimmät jaettavat tiedot

Ennen saapumista

- Matkatiedot (saapumispäivämäärät, -ajat ja -paikat)
- Majoitusjärjestelyt, mukaan lukien osoitteet ja yhteystiedot
- Kulttuurisia käytännön neuvoja (esim. sää, paikalliset tavat, valuutta)

Liikkuvuuden aikana

- Aktiviteettien, koulutuksen tai harjoittelun aikataulut
- Terveys- ja turvallisuusohjeet, mukaan lukien hätätilanteita koskevat menettelyt
- Palaute ja edistymisraportit opiskelijan suorituksista

1.5 Aikataulujen varmistaminen

- Aikataulut: Laadi yhteinen aikataulu tai tarkistuslista määräajoista
- Muistutukset: Lähetä säännöllisesti muistutuksia keskeisistä päivämääristä ja vaatimuksista
- Seurantaprotokolla: Luo prosessi, jonka avulla voit seurata vireillä olevia tehtäviä ja varmistaa vastuuvelvollisuuden

1.6 Palautemekanismi

- Luo palautesilmukka, jonka avulla lähettävä organisaatio voi jakaa näkemyksiä prosessista, mikä auttaa parantamaan tulevaa yhteistyötä
- Käytä kyselyitä tai liikkumisen jälkeisiä seurantakeskusteluja viestinnän tehokkuuden arvioimiseksi

Asettamalla etusijalle ennakoivan viestinnän ja yhteistyön isäntäorganisaatiot voivat edistää vahvoja kumppanuuksia lähettävien laitosten kanssa ja varmistaa saumattoman ja palkitsevan kokemuksen kaikille osapuolille.