Title: KOKOUS
Course: YTO Suomi toisena kielenä 4 osp, pakollinen 2020-2021 > Section: Vuorovaikutustilanteet

SANOJA:

Kokous = tilaisuus johon kokoonnutaan keskustelemaan ja tekemään päätöksiä

Neuvottelu = tilaisuus jossa neuvotellaan eli keskustellaan ja päätetään yhdessä asioista

Palaveri = vapaamuotoisempi ja epävirallisempi keskustelu, neuvottelu tai kokous
(ei esimekiksi ole etukäteen lähetetty esityslistaa)

Esityslista = kirjallinen luettelo kokouksessa käsiteltävistä asioista, kokouksen työjärjestys

Pöytäkirja = kokouksen tärkeistä asioista tehty kirjallinen selostus, muistiinpanot kokouksessa päätetyistä asioista

Puheenjohtaja = henkilö, joka johtaa kokousta ja esimerkiksi jakaa puheenvuoroja

Sihteeri = henkilö, joka kirjoittaa muistiinpanot kokouksessa ja tekee pöytäkirjan kokouksen jälkeen

Pöytäkirjantarkastajat = henkilöt, jotka tarkistavat, että pöytäkirjassa ei ole virheitä

Ääntenlaskijat = henkilöt, jotka valitaan kokouksen alussa laskemaan äänestystulos, jos kokouksessa äänestetään jostakin

KOKOUKSEN VAIHEET

Kokous etenee aina tietyssä järjestyksessä.

1. Avaus

Puheenjohtaja tai koollekutsuja avaa kokouksen esimerkiksi näin:

"Tervetuloa yhdistyksemme vuosikokoukseen. Avaan kokouksen."

2. Kokouksen järjestäytyminen

Valitaan tarvittaessa puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjan tarkistajaa ja ääntenlaskijat.

Kokouksen järjestäytymiskohdassa voi sanoa esimerkiksi näin:

"Seuraavaksi valitaan kokoukselle sihteeri. Pyydän ehdotuksia."

Tai näin:

”Valitaan kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa sekä kaksi ääntenlaskijaa. Valitaan ensin pöytäkirjantarkastajat. Avaan keskustelun.”

- -

"Kiitos. Kokouksen sihteeriksi on valittu X.X."

3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokousta voidaan pitää laillisena, jos siitä on ilmoitettu sääntöjen määräämällä tavalla, tarpeeksi aikaisin ja sovittua kanavaa käyttäen, esimerkiksi kirjeellä tai sähköpostitse. Kokouksen päätösvaltaisuuteen sen sijaan vaikuttaa se, onko päättäjiä/läsnäolijoita tarpeeksi paikalla.

Puheenjohtaja voi sanoa esimerkiksi: "Kokouskutsu on ollut sääntöjen mukainen, ja kokousta voidaan pitää päätösvaltaisena."

4. Esityslistan hyväksyminen

Tässä kohdassa joko hyväksytään esityslista tai tehdään siihen muutoksia. Puheenjohtaja sanoo:

"Teille on lähetetty kokouskutsun ohessa esityslista. Hyväksytäänkö esityslista sellaisenaan vai halutaanko tehdä siihen muutoksia?”

Jos muutosehdotuksia ei tule, puheenjohtaja toteaa:

"Esityslista on hyväksytty sellaisenaan."

Esityslistaa voidaan muuttaa pyytämällä puheenvuoro ja esittämällä hyvin perusteltu muutosehdotus. Jos esityslistaan tehdään muutoksia, puheenjohtaja sanoo:

"Esityslista on hyväksytty seuraavin muutoksin…"

5. Ilmoitusasiat

Ovat lyhyitä tiedonantoja esimerkiksi ajankohtaisista tapahtumista. Puheenjohtaja antaa puheenvuoron sille, jonka tehtävään asia liittyy. Jos ilmoitusasioista halutaan keskustella, siirretään ne kohtaan ”Muut asiat”.

Puheenjohtaja voi sanoa: ”Siirrytään seuraavaksi ilmoitusasioihin. Onko jollain ilmoitettavaa?”

6. Varsinaiset kokousasiat

Ovat niitä asioita, joita varten kokous alun perin on järjestetty. Kokousasiat käsitellään siinä järjestyksessä, kuin ne on esityslistaan merkitty. Kokousasioista keskustellaan ennen päätösten tekemistä.

Puheenjohtaja voi sanoa: ”Sitten siirrymme varsinaisiin päätösasioihin eli kohtaan 6.”

7. Muut asiat

Muissa asioissa voidaan keskustella kokouksen aikana heränneistä kysymyksistä, osallistujien pyytämistä aiheista tai kiireellisistä asioista. Tässä yhteydessä tehdään yleensä vain alustavia (eli ei valmiita) päätöksiä.

Puheenjohtaja sanoo esimerkiksi: ”Sitten siirrytään päätösasioista muihin asioihin. Onko jollain muita asioita?”

8. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päättää kokouksen ilmoittamalla esimerkiksi:

"Kokous on päättynyt. Kiitän osallistujia  aktiivisuudesta."