Title: Tiedostot, tallennus ja jakaminen
Course: Digikurssi 2020 > Section: Tiedostot, tallennus ja jakaminen

Office 365 ja OneDrive

Tampereen seudun ammattiopisto Tredu tuottaa useita sähköisiä palveluja lukioille. Löydät ne osoitteesta https://startti.tredu.fi. Startti kannattaa tallentaa aloitussivuksi tai kirjanmerkiksi selaimiin.

Office365-palveluun kirjaudut Startin kautta samoilla tunnuksilla kuin Wilmaankin. Huomaa kuitenkin, että käyttäjänimi on muotoa wilma.tunnus@edu.tampere.fi. Linkki avautuu SharePoint-sivulle, josta pääset Office365-palvelun etusivulle ja mm. OneDriveen.

Office365-kotisivulle pääset myös linkistä

https://portal.office.com/home

Sivulla on kaikki mielenkiintoiset O365-työkalusi, viimeksi muokkaamasi tiedostot ja mm. Office2016-ohjelmapaketin latauspainike.

Sinulle avautuu OneDriven Documents/Tiedostot-kansio, johon voit luoda New/Uusi-ominaisuudella uusia kansioita ja Office-työkalujen verkkoversioita esim. Word-dokumentteja ja PowerPoint-esityksiä. Verkkoversiolla tarkoitetaan sitä, että ei tarvita erillistä ohjelmaa dokumentin lukemiseen, vaan se voidaan avata selaimessa!

Upload/Lataa-ominaisuus mahdollistaa sen, että voit lähettää palvelimelle eli omaan OneDriveesi tiedostoja, jotka valitset/selaat tietokoneelta. Shared libraries-palkki ilmoittaa, jos kuulut johonkin ryhmään, joka jakaa kaikille siihen kuuluville henkilöille yhteisiä kansioita ja tiedostoja.

OneDriven kansioiden ja tiedostojen jakaminen

Painamalla hiiren oikealla tai vasemmalla painikkeella tiedoston tai kansion kohdalta, saat käyttöön erilaisia työkaluja OneDrivessa. Voit valita tiedostoja/kansioita klikkaamalla tiedoston tai kansion vieressä olevasta sarakkeesta.

Kun olet valinnut yksittäisen kansion tai tiedoston ja painat hiiren oikealla painikkeella, saat käyttöön lisää valintoja ja muokkaustyökaluja. Samalla kohdat Share ja More avautuvat käyttöösi.

Kutsuminen ja linkin jakaminen

Jos haluat jakaa tiedoston, käytä Share-ominaisuutta. Kun painat Share-painiketta, niin sinulle avautuu tämän kaltainen ruutu, josta voit antaa oikeudet tiedoston/kansion muokkaamiseen tai vain katselemiseen. Voit myös vain kutsua ihmisiä, esimerkiksi yksittäisiä ihmisiä, katsomaan tai muokkaamaan valittua tiedostoa.

Huomaa, että sinun täytyy ensiksi valita tiedosto tai kansio, jonka haluat jakaa. Valitseminen tapahtuu painamalla hiiren vasenta painiketta (left click) tiedoston tai kansion päältä samaan tapaan kuin ylemmässä kuvassa klikattiin sarakkeen kohdalta.

Jos haluat asettaa tiedoston/kansion niin, että henkilöt voivat vain nähdä sen, asetat Can edit -kohdan tilalle Can view, painamalla Can edit -kohtaa sinulle aukeaa valintaluettelo. Shared with ilmoittaa kenen kanssa tiedosto/kansio, jota juuri sillä hetkellä tarkastelet, on jaettu ja minkälaisilla oikeuksilla.

Toinen vaihtoehto on jakaa tiedosto vieraslinkillä. Kaikki joilla on tämä vieraslinkki tiedossa, voivat katsella tai muokata tiedostoa  riippuen linkin määrityksistä (View only tai Edit). Kun painat Get a link (Hae linkki), voit jakaa tiedoston linkillä, esimerkiksi pelkästään katseluoikeuden (View Only) tai muokkausoikeuden (Edit).

Create link (Luo linkki) luo linkin, jonka voit kopioida valitsemalla linkin osoitteen ja tekemällä näppäinyhdistelmän Ctrl + C. Voit myös painaa hiiren oikeaa painiketta (right click), ja valita kopioi.

Office365-työkaluja verkossa

Office365 tarjoaa mahdollisuuden luoda Office-pakettiinkin kuuluvia asiakirjoja kuten Word, Excel ja Powerpoint.

Valitsemalla toiminnon New, sinulle aukeaa mahdollisuus luoda dokumentteja/tiedostoja ja kansio.

Takaisin ylös

Tiedostot ja niiden tallentaminen

Tiedostojen erilaiset päätteet

Erilaiset dokumentit ja ohjelmat saattavat käyttää erilaisia tiedostojen päätteitä. Jotkin päätemuodot voivat vaatia erillisen ohjelman sen lukemiseen tai sisällön näkemiseen "järkevässä" muodossa. Tiedostojen päätteitä ovat esimerkiksi .pdf tai .docx. Tiedosto ja sen pääte ilmaistaan näin: tiedoston_nimi.tiedostomuoto, esimerkiksi testi.pdf tai testi.docx.

Kun tarkoituksena on palauttaa tiedosto opettajalle valmiissa muodossa, on järkevää tallentaa tiedosto PDF-muotoon.

Tiedostojen päätteisiin liittyy myös laatu ja se kuinka paljon tilaa tiedosto vie. Eri tiedostopäätteet vievät erilaisen määrän tilaa tietokoneen kovalevyltä tai ylipäätään tallennuskapatiseetista.

Yleisiä tiedostojen päätteitä ovat esimerkiksi .mp3 (käytetään median äänenä), .mp4 (yksi videoiden yleisimmistä tiedostomuodoista), .txt (normaali tekstitiedosto), .docx (Word-asiakirja)

Mihin tiedosto kannattaa tallentaa ja milloin?

Yksinkertaisesti sanottuna tiedosto kannattaa tallentaa sellaiseen paikkaan, johon pääset käsiksi myös toiselta tietokoneelta, etkä vain juuri siltä tietokoneelta, jolla sillä hetkellä työskentelet. On hyvä tallentaa kaikki tiedostot ensiksi sille tietokoneelle, jolla työskentelet, mutta myös ladata ne OneDriveen (muita pilvipalveluita ovat esimerkiksi Google Drive ja Dropbox).

Tallentamista kannattaa tehdä jatkuvasti. Esimerkiksi jos olet kirjoittamassa Word-dokumenttia, niin tallenna tiedosto noin 5 minuutin välein (Tämä edellyttää siis sen, että tiedosto on jo tallennettu nimellä tietokoneelle). Tallentaminen tapahtuu helposti kirjoituksen ohella pikanäppäimellä Ctrl + S. Pilvipalveluun (OneDrive) tiedosto kannattaa ladata, jos se jää kesken, on valmis tai tarvitset sitä vielä myöhemmin. Jos työskentelet esimerkiksi Wordin online-versiossa, se tallentaa automaattisesti koko ajan.

Miten tiedosto tallennetaan?

Tiedoston tallentaminen on melko samanlainen jokaisella ohjelmalla. Ohjelmasta on vain löydettävä jokin navigointipalkki, joka antaa tiedoston tallentamiseen liittyvät toiminnot.

Wordissa ja useimmissa muissa kuten Office- ja LibreOffice-työkaluissa löytyy Tiedosto-kohta, joka toimii navigointipalkkina. Klikkaamalla sitä saadaan tiedoston tallentamiseen ja tiedoston ominaisuuksiin liittyvät toiminnot auki.

Tallenna-ominaisuus tallentaa tiedoston ohjelman vakiomuodossa, joka Wordissa on Word-asiakirja. Jos halutaan tallentaa jossakin toisessa muodossa tai vain tarkastella erilaisia tallennusmuotoja, valitaan Tallenna nimellä.

Tallenna- ja Tallenna nimellä -toiminnot vievät kumpikin tähän näkymään, jos tiedostoa ei ole jo tallennettu johonkin! Jos tiedosto on jo tallennettu johonkin, pelkkä Tallenna-kohta tallentaa kyseisen tiedoston, jos siihen on tehty muokkauksia.

Kun tallennusmuoto ja tallennuspaikka ovat valittu, painetaan vain Tallenna (ei näy kuvassa tallennusmuotojen listan takia) ja tiedosto löytyy sitten sieltä.

Mistä löydän tiedostoni?

Usein, jos lataat tiedoston internetistä selaimen kautta, tiedosto latautuu suoraan tietokoneen Ladatut tiedostot -kansioon. Kysymys kuuluukin, että missä tämä kyseinen kansio sitten on?

Avaa työpöydältä kuvake Resurssienhallinta, jos sinulla ei ole työpöydällä/tehtäväpalkilla Resurssienhallintaa, avaa Windows-haku (MacBookissa Finder).

Kirjoita hakuun Resurssienhallinta, haku löytää yhden ohjelman, klikkaa sitä!

Resurssienhallinnasta löydät kaikki yleisimmät kansiot kuten Ladatut tiedostot, Työpöytä ja Tiedostot. Nämä kaikki ovat hyviä ja yleisiä paikkoja tallentaa, ennen kuin tiedosto viedään pilveen eli esimerkiksi OneDrive-palveluun.

Resurssienhallinnasta valitset siis paikan, johon olet tallentanut tiedostosi. Tietokone-kohta antaa mahdollisuuden selata kaikkia tietokoneessa olevia kovalevyjä tai vaikkapa tietokoneeseen kytkettyä USB-muistia.

Tiedostojen ja kansioiden nimeäminen sekä järjesteleminen

Tiedostojen ja kansioiden nimeäminen

Tiedostojen/kansioiden oikeanlainen nimeäminen on tärkeää, että tunnistat tarvittaessa dokumentin myöhemmin. Jos nimi on ihan mitä sattuu, on dokumenttia vaikeampi tunnistaa, että mitä aihetta se nyt edustikaan.

Koulussa ja opiskelussa yleensäkin on järkevää nimetä tiedostot selkeästi, koska niitä voi joutua käsittelemään myöhemmin tai se täytyy löytää OneDriveen lähettämistä varten. Kansioiden avulla voidaan luoda monimutkaisempia rakenteita.

Esimerkiksi meillä voi olla yksi kansio, josta löytyy 5 eri alikansiota, jotka nekin voivat sisältää muita kansioita ja tiedostoja.

Tiedostojen ja kansioiden järjesteleminen

Oikea järjestelykin auttaa sinua pitämään tiedostot tallessa. Jos kansiot on jaoteltu miten sattuu, on vaikeaa löytää tiedostoja, joita nämä kansiot pitävät sisällään.

Aloitetaan pienellä harjoituksella. Luodaan kansio Koulujutut ja lisätään sen sisään alikansiot Matematiikka ja Äidinkieli samaan tapaan kuin loimme kansion Koulujutut

Kyseisiin kansioihin voisi tallentaa siis matematiikan ja äidinkielen opiskeluun liittyviä tiedostoja/kansioita. Tiedostojen nimeäminen on tärkeää, jos samaan kansioon tulee monta tiedostoa. Et voi esimerkiksi luoda kahta samannimistä tiedostoa, jos ne ovat samalla tiedostopäätteellä. Esimerkiksi et voi tehdä näin testi.jpg ja testi.jpg, koska ne olisivat sama tiedosto, mutta jos sinulla onkin testi.jpg ja testi.png, niin voit säilyttää molemmat.

Voisimme luoda Äidinkieli-kansioon esimerkiksi Tutkielma.pdf-tiedoston ja Ohjeet.docx-tiedoston. Pointti on kuitenkin se, että kun kansioihin luodaan tiedostoja, niiden on oltava selvässä paikassa ja löydettävissä helposti.

Myös OneDrivessa on syytä käyttää järjestelmällistä tallentamista, koska ihan yhtälailla sielläkin tiedostot voivat mennä sikin sokin, ja et löydäkään enää jälkikäteen mitään.

Takaisin ylös

Office 365 - Muokkaa mieleiseksi

Office365-palvelusta löytyy myös oma sähköposti jokaiselle opiskelijalle. Valitset vain navigoinnista Sähköposti (Outlook). Suosittelemme käyttämään tätä sähköpostia koulutöihin! Jos kuitenkin käytät aktiivisesti jotain muuta sähköpostia, saat ohjattua tähän postilaatikkoon tulevat postit sinne näiden ohjeiden avulla.

Office365 - profiilin hallinta

Voit hallita käyttäjätunnuksesi tietoja valitsemalla ylhäältä navigointiriviltä tunnuksesi kuvakkeen ja sieltä About me (Tietoja - Tietoja minusta)

Pääset sivulle, josta löydät omat tietosi kuten sähköposti, Tietoja minusta yms. ja valitset Muokkaa profiilia

Profiilin muokkauksesta pääset kohtaan Tietojen muokkaaminen, ja valitset navigointiriviltä kohdan ... ja Kieli- ja alueasetukset

Valitse uusi kieli -kohdasta voit valita kielien luettelosta haluamasi kielen ja painaa sen jälkeen Lisää. Voit myös valita ketkä voivat nähdä käyttämäsi kielen.

Voit halutessasi laittaa kaikki kieliasetukset ainoastaan suomeksi.

Takaisin ylös

PDF-tiedostomuoto

PDF-muotoon tallentaminen

PDF-muotoon tallentaminen vaatii usein sen, että tallennat saman tiedoston uudestaan mutta tällä kertaa eri päätteellä. Word- ja LibreOffice-ohjelmistossa on käytössä Tallenna PDF-tiedostona -ominaisuus. Useimmissa ohjelmissa tämä tapa tapahtuu täysin samalla tavalla.

Miksi PDF-muotoa käytetään? PDF-muotoa käytetään, koska se on ohjelmistoriippumaton ja helposti siirrettävä tiedosto. Ohjelmistoriippumaton tarkoittaa sitä, että PDF-dokumentin lukemiseen/näyttämiseen ei tarvita muita ohjelmia, vaikka siihen on kyllä tarjolla omia ohjelmistoja. PDF-tiedosto myös vie normaaliin dokumenttiin verrattuna useimmin vähemmän tilaa, koska PDF-dokumentissa joitakin ominaisuuksia poistuu käytöstä. PDF-dokumenttia voidaan myös lukea vaivattomasti selaimen kautta.

PDF-tallentaminen Wordilla

Sinulla on edessäsi Word-dokumentti, jonka haluat tallentaa PDF-muotoon, valitse Tiedosto-kohta

Sinulle aukeaa ohjelman navigointi kohdassa Tiedosto. Jos sinulla ei ole kohtaa Tallenna Adobe PDF -tiedostona, valitse kohta Tallenna nimellä

Kun olet painanut Tallenna nimellä -kohtaa, sinulle aukeaa tallennusivu. Kun painat Word-asiakirjan kohdalla olevasta painikkeesta, sinulle aukeaa luettelo tiedostomuodoista, joista valitset kohdan PDF. Kun Tallennusmuoto-kohdassa lukee PDF, voit tallentaa tiedostosi normaalisti sellaiseen paikkaan, josta löydät sen. Tiedostosi on nyt PDF-muodossa.

PDF vienti LibreOfficen Writer-ohjelmalla

PDF-tiedoston ns. vienti onnistuu LibreOfficella hieman eri tapaan kuin Wordilla, sillä Tallenna nimellä -ominaisuus ja vaihtaminen PDF-muotoon ei onnistu LibreOfficen Writer-ohjelmalla.

Avaat kuitenkin normaalisti Writer-ohjelmasta Tiedosto-navigaatiopalkin

Valikossa lukee joko Vie PDF:nä tai Vie nimellä --> Vie PDF:nä/Vie heti PDF:nä riippuen LibreOfficen versiosta. Jos valitset Vie heti PDF:nä, et voi vaikuttaa tiedoston asetuksiin. Jos taas valitset Vie PDF:nä, sinulle aukeaa PDF-asetukset, josta painat Valitse

Kun olet painanut Vie, saat tämän näköisen tutun Tallenna-ruudun, josta painat Tallenna, mutta muista sijoittaa tiedosto sellaiseen paikkaan, josta löydät sen helposti, ja muuta se tietenkin nimeltään sellaiseksi, että tunnistat sen.

Jos haluat siirtää PDF-tiedostosi OneDriveen, on sinun kirjauduttava sisään OneDriveen ja käytettävä toimintoa Upload (ominaisuudesta Upload puhutaan OneDriven käytössä, pääset takaisin sinne tästä!)

Kun painat OneDrivessa olevaa Upload-painiketta, sinulle aukeaa ruutu. Valitse ruudusta tiedostosi (tässä ohjeessa Asiak1.pdf) ja paina Avaa tai tuplaklikkaa tiedostoa. Tiedosto siirtyy palvelimelle eli OneDriveen ja löytyy sieltä tarvittaessa.

PDF-tiedoston luominen Wordin online-versiossa

O365-työkalujen online-versiossa pdf-tiedosto ladataan koneelle valitsemalla Tiedosto --> Tallenna nimellä --> Lataa PDF-tiedosto. Huom! Jos haluat tallentaa tämän tiedoston OneDriveen, tulee se ensin tallentaa koneelle ja viedä vasta sen jälkeen OneDriveen Lataa-toiminnolla. Samalla periaatteella toimivat kaikki O365-ohjelmistot.

PDF-dokumentin suojaukset

Kuten muitakin dokumentteja niin myös PDF-dokumentteja voidaan suojata esimerkiksi salasanalla. HUOM! Jos hukkaat salasanan, ei ole mahdollista palauttaa sitä!

PDF-dokumentin suojaaminen salasanalla tapahtuu tallennattessa tiedostoa PDF-muotoon. Valitset kohdan Asetukset

Valitse Salaa tiedosto salasanalla -kohta ja paina OK

Kirjoita salasanasi Salasana-kenttiin ja paina jälleen OK. Tämän jälkeen voit tallentaa PDF-dokumentin normaalisti, mutta avatessa se kysyy asettamaasi salasanaa!

Takaisin ylös

Ohjeita Macille

Jos omistat Mac-tietokoneen, tältä sivulta löydät ohjeita sen käyttöön.

TIEDOSTOT JA TALLENTAMINEN

Mistä tiedostoni löytyvät?

Omat tiedostot-kohdasta löydät esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmalla tekemäsi tiedostot. Lataukset-kohdasta löydät taas esimerkiksi netistä lataamasi kuvatiedostot.

Miten luon uuden kansion?

Uuden kansion luominen onnistuu helposti Finderin avulla. Paina Finderin yläreunasta löytyvää hammasratasta, ja luo kansio.

Takaisin ylös