Title: 3. Työyhteisössä viestintä, kannustaminen & kehittäminen
Course: ILMASTOVASTUULLINEN TOIMINTA 15 OSP_ MASTER POHJA

Toiminta käyntiin

Ilmastovastuullisen työn käynnistäminen

Toiminta voidaan aloittaa sieltä, missä vaikutukset ovat suurimmat tai sieltä, mihin työyhteisössä on suurin tarve. Pitemmällä aikavälillä on tärkeää panostaa juuri niihin toimintoihin, joiden merkitys on ilmastonmuutoksen kannalta suurin. Ilmastovastuullisessa toiminnassa ennakointi, hillintä ja sopeutuminen ovat keskeisiä toimia. Niillä pyritään saamaan ilmastonmuutoksen vaikutukset minimiin.

Kiinnostuksen ja motivaation herättäminen auttaa alusta lähtien. Kun ihmiset saadaan mukaan ja jotain konkreettista tapahtuu, sitoutuminen paranee ja kynnys suurempiin uudistuksiin madaltuu.

Jos siis jätteiden lajittelu painaa mieltä tai paperinkulutus on ryöstäytynyt käsistä, voi ympäristötyön aloittaa sieltä, vaikka kyseessä ei olisikaan yrityksen suurin ympäristökuormitus. Ilman lämpötilan aiheuttamia haasteita voi kiinteistössä vähentää pienilläkin teoilla – sulkemalla kaihtimet auringonvalolta ajoissa ja selvittämällä ilmastoinnin toimivuuden.

Erilaisia lähestymistapoja

Ilmastovastuullisen toiminnan haltuun ottaminen voi tuntua aluksi valtavalta urakalta.

Alkuvaiheessa on hyvä luoda katse kokonaisuuteen: mitkä ovat keskeiset toiminnot meidän alallamme ja toiminnassamme, mitä teemme hyvin ja mitä pitäisi kehittää. Sen jälkeen kannattaa valita yksi tai muutama kehittämiskohde, joihin aluksi keskitytään.

Alla linkkejä lomakkeisiin, joita voi käyttää apuna tilanteen selvittämiseen:

1. Yleiskuvan organisaation vastuullisuuteen ympäristöasioista voi luoda käymällä läpi yleisen kartoituksen ( https://www.ymparistoosaava.fi/kiinteistonhoitoala/doc/YOA-yleinen-keke-kartoitus.pdf )  Sen perusteella voidaan todeta, millä osa-alueilla olisi kehittämistarpeita ja tehdä suuntaa-antavia kehittämisehdotuksia. Kun kehittämiskohde on valittu, sen osalta kannattaa tehdä tarkempi alkukartoitus.

1. Yrityksille suunnatusta Ekokompassista ( https://ekokompassi.fi/ )  löytyy hyödyllisiä työkaluja, esimerkiksi kattava ja yksityiskohtaisempi alkukartoituslomake.

1. Valonia  ( https://valonia.fi/materiaali/tarkistuslistat-yrityksen-ymparistonakokohtien-tunnistamiseen/ ) on myös kehittänyt tarkistuslistoja eritasoisten vastuullisuus näkökohtien yksityiskohtaisen tunnistamisen avuksi.

Suunnittelun jälkeen alkaa toiminnan jalkauttaminen

Miten muut mukaan?

Huomio osapuolten tarpeisiin ja intresseihin

Erilaisia tavoitteita ajavat osapuolet takertuvat usein omiin ja toistensa vaatimuksiin ja kannanottoihin. Valmiit ratkaisuehdotukset johtavat helposti juupas-eipäs-kinaamiseen ja huonoihin kompromisseihin.

Parempia ja luovempia ratkaisuja voi löytyä, jos osapuolet pystyvät ymmärtämään paremmin sekä omia että toistensa tarpeita ja rakentamaan näihin vastaavia ratkaisuja. Joka tapauksessa muutos vie aina oman aikansa – määrätietoisella työllä tehdään pitkäaikaisia ratkaisuja. Mukana on oltava neutraali toiminnanjohtaja huolehtimassa, että osapuolet jakavat vastuun prosessista ja lopputuloksista

Yhteistoiminnan edellytykset ovat hyvät, kun:

- Osallistuminen on vapaaehtoista
- Osapuolet ymmärtävät olevansa riippuvaisia toisistaan 
- Yhteistyö tähtää yhteiseen hyötyyn

- Osapuolten välille on mahdollista syntyä luottamusta ja vastavuoroisuutta 
- Osapuolilla on riittävät resurssit yhteistoimintaan
- Osapuolilla on tarvittavaa osaamista

Yhteistoiminnallinen kapasiteetti

Yhteistoimintaa voidaan edistää yrityksen yhteistoiminnallista kapasiteettia kehittämällä. Se kattaa kaikki toimijat yksiöstä yrityksen johtoon sekä sidosryhmät.

Yhteistoiminnallinen kapasiteetti kuvaa niitä edellytyksiä ja kyvykkyyksiä, jotka mahdollistavat eri toimijoiden välisen, yhteisen ongelmanratkaisun ja haluttujen tulosten saavuttamisen. taidot, ymmärrys haasteista ja toisten näkemyksistä sekä avoin suhtautuminen yhteistyöhön. 

Yksilön kapasiteetti

Yksilöllä on hallussaan yhteistoiminnan kannalta olennaiset henkilökohtaiset taidot, ymmärrys haasteista ja toisten näkemyksistä sekä avoin suhtautuminen yhteistyöhön.

Organisaation kapasiteetti

Organisaation käytännöt ja kulttuuri tukevat ratkaisujen muotoilua yhdessä muiden kanssa. Virheistä opitaan ja asiantuntijoihin luotetaan.

Osapuolten välinen kapasiteetti

Osapuolilla on toimiva keskusteluyhteys ja luottamusta toisiinsa. Yhteistyöprosessit tukevat yhteistä ongelmanratkaisua ja mahdollistavat jaetun oppimisen.

Hallintojärjestelmän kapasiteetti

Päätöksenteon prosesseissa ja toimijaverkostoissa on huomioitu avoimuus ja moninäkökulmaisuus sekä vallan ja vastuun jakaminen.

Askelmerkkejä toiminnan muutokseen tässä:

Aloita muutoksen tekeminen vaikka näin:

Aloita

- keskustele toimintasi kannalta tärkeimpien toimijoiden kanssa siitä, mitä teidän tulisi tehdä yhdessä

- osallistu yhteistoimintaa kehittävään koulutukseen

Kasvata

- ymmärryksen luomista kysymällä ja kuuntelemalla
- turvallista ilmapiiriä, joka mahdollistaa ideoiden esittämisen
- yhdistävien asioiden etsimistä

Lopeta

- yksin puurtaminen siellä, missä tarvitset välttämättä muita mukaan
- osallistaminen ilman selvää tarkoitusta ja mielekkäitä rooleja osallistujille
- vaikeiden kysymysten väistely

Vähennä

- ajattelua, että ratkaisu on keksittävä itse
- oletuksia toisten ajattelusta – sen sijaan kysy ja kuuntele
- keskittymistä toisten asemiin – kiinnostu sen sijaan perimmäisistä intresseistä

Lisätietoja toiminnan kehittämisestä:  https://www.aka.fi/strateginen-tutkimus/

https://dazzle.fi/fi/blogi/nyt-kaikkien-yritysten-kannattaa-keksia-itsensa-uudelleen-myos-menestyvien/

Viestintää

Viestintä yrityksessä on esimerkiksi tavoitteiden ja niiden toteutumisen tiedottamista. Yrityksen vastuullinen toiminta kuvaa arvoja, joita yritys edustaa. Sitoutuminen ympäristövastuulliseen toimintaan on yritykselle yksi työkalu, millä se toteuttaa järjestelmällistä luontoa kunnioittavaa toimintaa. Tähän liittyvä tiedottaminen pitää olla läpinäkyvää yrityksen sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä. Ulkoinen viestintä on kaikkea sitä toimintaa millä yritys kuvaa tekemistään eri vaiheissa. Se suunnataan asiakkaille, yhteistyökumppaneille, rahoittajille ja päättäjille. Ulkoiseen viestintään eivät kuulu yrityssalaisuuteen liittyvät asiat. Sisäinen viestintä pitää sisällään informaation yrityksessä toimiville, johdosta yksittäisiin työntekijöihin. Monissa yrityksissä osa toiminnoista (mm. siivous, kiinteistöhoito) on ulkoistettu. Nämä toimijat ovat tiiviissä yhteistyössä yrityksen kanssa, joten yrityksen toimintaan liittyvät muutokset  on heille välittömästi informoitava.

Vastuullisesta toiminnasta tiedottava viestintä on yrityksessä hoidettava sitä tarkemmin, mitä vaativampaa sitoutuminen on. Näitä ovat esimerkiksi alaan liittyvä ympäristösertifikaatti (esim. ISO14001), mikä velvoittaa kaikissa työvaiheissa ympäristövastuulliseen toimintaan sanktion uhalla.  Yrityksen tulee tämän standardin mukaan luoda, toteuttaa ja ylläpitää ympäristöjärjestelmäänsä ja ympäristönäkökohtiinsa liittyvät menettelyt, jotka koskevat sisäistä viestintää organisaation eri tasojen ja toimintojen välillä, sekä ulkoisten sidosryhmien asiaankuuluvien tiedustelujen vastaanottamista, dokumentointia ja niihin vastaamista.

Sisäisen tiedottamisen hyviä kanavia on esimerkiksi ilmoitustaulut, yrityksen sisäinen tietoverkko tai mahdollinen henkilöstölehti. Kirjalliset tiedotteet eivät aina tavoita kaikkia, vaan ne jäävät helposti huomioimatta. Varmin tapa saada tieto perille on tiedottaa henkilökohtaisesti. Jos resurssit ja aika antavat myöden, erilaisten ympäristöpalaverien pitäminen on tehokas vaihtoehto tiedonvälitykseen.

Ympäristö- ja ilmastovastuullisuuden ulkoinen viestintä

Ulkopuolisille tiedottamalla yritys osoittaa, että se huolehtii järjestelmän avulla  ympäristöasioidensa hoidosta ja luo positiivisen mielikuvan yrityksestä. Urakoitsijoille ja toimittajille on tiedotettava ympäristöjärjestelmän asettamista vaatimuksista, jotta ne voivat muuttaa omaa toimintatapaansa ja täyttää asetetut vaatimukset. Parhaiten ulkoinen viestintä onnistuu, kun siihen osoitetaan yrityksessä vastuuhenkilö, joka selvittää mitä asioita missäkin tilanteessa on tarpeellista viestiä. Hyvä viestintä on osa onnistunutta asiakaspalvelua, mikä edistää yrityksen toimintaa.

Yritysten on kiinnitettävä huomioita ympäristöasioihin, kuten kierrätettävyyteen, jätehuoltoon, päästöjen hallintaan, energian käyttöön ja ympäristöriskien hallintaan. Energian säästäminen ja turhien hankintojen tai prosessien karsiminen tuovat taloudellista hyötyä. Ympäristöriskien ja päästöjen pienentäminen kiinnostaa myös sijoittajia ja rahoittajia. Vastuullisuus ympäristöasioissa on kilpailuetu, joka avaa uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja tuo uusia asiakkaita

 Lisätietoa:

https://clc.fi/fi/clcn-missio/teemaryhmat/   Yrityksen ilmastovastuullinen yhteistyöryhmä